Sämre spontan kontakt med studenterna och problem med avskildheten när man jobbar. Det var de största nackdelarna med det öppna kontorslandskapet i Malmö högskolas nya flaggskepp Niagara när det öppnade. Och så är det fortfarande enligt en färsk undersökning. Men ett och ett halvt år efter inflyttningen ser man också möjligheter.
– Redan nu trivs många, och det blir förhoppningsvis ännu fler. En hel del tycker också att vi har det hus vi har och att det nu gäller att göra det bästa av situationen och gå vidare. Men de som var missnöjda från början är nog i regel det fortfarande och många jobbar hemifrån i stället för att sitta här, säger Micke Svedemar, ordförande för Saco-S vid Malmö högskola.
Niagara är ett samlingshus för fakulteterna för kultur och samhälle och teknik och samhälle. Här sitter också högskoleledningen. Huset består av tre delar och den högsta är tolv våningar hög. På totalytan som är 25 000 kvadratmeter har 4 500 studenter och 500 medarbetare sin arbetsplats.
Lärarnas arbetsplatser ligger på våningsplan som inte studenterna har tillgång till.
– Personalens delaktighet i processen att inreda Niagara var begränsad till ett par workshops som några medarbetare fick delta i. Dessa workshops var väldigt hårt styrda i termer om vad som skulle diskuteras, säger Micke Svedemar.
Ingen fast arbetsplats
Niagara öppnade i september 2015 och huset ritades för att bestå av så kallade cellkontor, sedan ändrades beslutet till aktivitetsbaserade arbetsplatser. Nu är det mer av öppet kontorslandskap. Någon egen fast arbetsplats skulle man inte heller ha.
Men så har det inte riktigt blivit.
– Av en massa skäl har många medarbetare skaffat sig bestämda arbetsplatser.
Större möjligheter att ha egna böcker och att prata med varandra, samt en större flexibilitet när det gäller att utnyttja utrymmet är sådant som också delvis är avsteg från de ursprungliga planerna, säger Micke Svedemar.
Nyligen har en undersökning presenterats internt om hur medarbetarna upplever den psykosociala arbetsmiljön före och efter flytten till Niagara. Materialet består av två enkätundersökningar: en från våren 2015 och den andra från våren 2016, alltså en före flytten och en nio månader efter flytten.
Psykosociala arbetsmiljön har försämrats
Undersökningen visar att många upplever en försämring av den psykosociala arbetsmiljön 2016 i förhållande till året innan. Det sociala stödet från kollegor skattas exempelvis som lägre: Gemensamma fikaraster på jobbet har blivit mer sällsynta, många känner sig också mindre involverade i arbetsplatsen. Samtidigt är det fler som överväger att söka nytt jobb nu än före flytten och arbetstillfredsställelsen har blivit lägre.
Man känner sig även oftare besvärad av exempelvis den allmänna ljudnivån, kollegors telefonsamtal, och oroar sig mer för att störa andra och har svårare att koncentrera sig i arbetet. Andelen dagar som medarbetare arbetar hemifrån har också ökat.
Brist på avskildhet
Hanne Berthelsen, disputerad forskare, har tillsammans med Tuija Muhonen, professor i arbetsvetenskap, gjort undersökningen. Hanne Berthelsen säger att det som, enligt svaren på öppna enkätfrågor, har blivit sämst i den nya arbetsmiljön är kontakten med studenterna.
– De har inte tillgång till lärarnas lokaler. Sedan är det bristen på avskildhet som många upplever som påfrestande. Det man tycker har blivit bättre än på den tidigare arbetsplatsen är mötesplatsen vid kaffet och den fina utsikten. Sedan ligger Niagara centralt här i Malmö, med närhet till det mesta, och det tycker många är bra.
Vad ska man göra med arbetsmiljön på Niagara för att få fler nöjda medarbetare?
– Man kan göra något riktigt bra av det här, men då behöver man utnyttja husets flexibilitet bättre. Det finns stora ytor som inte används optimalt, och det borde gå att öka möjligheterna till avskildhet när så behövs, exempelvis när man ska ringa, prata enskilt med en kollega eller en student, eller behöver koncentrera sig extra på något. Sedan behöver huset och arbetsplatserna bli mer personliga, säger Hanne Berthelsen.
